Jede Schule stellt im Rahmen des ihr zur Verfügung stehenden Budgets ein Fahrtenprogramm für das jeweilige Schuljahr zusammen. Von der Entscheidung umfasst sind unter anderem örtliches Ziel, pädagogische Zielsetzung, Art, Anzahl, Dauer, Verpflichtung oder Freiwilligkeit der Teilnahme und teilnehmende Jahrgangsstufen bzw. Klassen/Gruppen; von Lehrplaninhalten kann hierdurch nicht abgewichen werden.

Die Entscheidung trifft gemäß Art. 58 Abs. 4 Satz 1 Bayerisches Erziehungs- und Unterrichtsgesetz (BayEUG) in Verbindung mit der Art. 15 der Bayerischen Schulordnung (BaySchO) die Lehrerkonferenz. Der Schülerausschuss ist anzuhören. Die Mitwirkungsrechte des Elternbeirats gemäß Art. 65 Abs. 1 Satz 4 BayEUG und des Schulforums gemäß Art. 69 Abs. 3 und 4 BayEUG in Verbindung mit den Regelungen in der Bayerischen Schulordnung sind zu beachten.

Eine Entscheidung über den Reisezeitpunkt oder den Personaleinsatz ist damit nicht verbunden, sondern bleibt der Schulleiterin bzw. dem Schulleiter vorbehalten (vgl. hierzu KMBek vom 09.07.2010 „Durchführungshinweise zu Schülerfahrten“).

• Eine Schülerfahrt ist eine Schulveranstaltung. Sie muss daher im inneren Zusammenhang mit dem Schulbesuch stehen, durch ihn bedingt sein und im organisatorischen Verantwortungs- und Aufsichtsbereich der Schule durchgeführt werden
• Schülerfahrten dürfen grundsätzlich nicht in den Ferien stattfinden. 
• Für die Teilnahme minderjähriger Schülerinnen und Schüler an mehrtägigen Schülerfahrten ist eine schriftliche Einverständniserklärung der Erziehungsberechtigten erforderlich. 
• Schülerinnen und Schüler, die in begründeten Ausnahmefällen an einer verpflichtenden Schülerfahrt nicht teilnehmen können oder an einer freiwilligen Schülerfahrt nicht teilnehmen, haben während deren Dauer den Unterricht in anderen Klassen oder Kursen oder sonstigen Schulveranstaltungen der Schule zu besuchen. 
• Bei gemischten Gruppen muss eine geschlechterspezifische Trennung von Schlafräumen, Waschräumen und Toiletten gewährleistet sein.
• Im Rahmen der Schülerfahrten können grundsätzlich auch kommerzielle Angebote wahrgenommen werden. Die Erteilung von lehrplanmäßigem Unterricht durch kommerzielle Anbieter ist jedoch nicht zulässig. Lediglich zeitlich befristete Schnupperangebote können wahrgenommen werden; Voraussetzung hierfür ist allerdings – soweit es sich um sportliche Angebote handelt –, dass die begleitende Lehrkraft mit den Sicherheitsanforderungen der angebotenen Sportart vertraut ist. Die Verantwortung für die Gesamtveranstaltung bleibt stets bei der Schule. Die gefahrlose Teilnahme muss sichergestellt sein.
• Ein Erste-Hilfe-Set inklusive Verbandszeug ist mitzuführen.
• Die Erziehungsberechtigten sollen aufgefordert werden, eine begleitende Lehrkraft zu informieren, wenn ihr Kind regelmäßig Medikamente einnehmen muss, auf bestimmte Reize allergische Reaktionen zeigt, in seiner Gesundheit und Leistungsfähigkeit so eingeschränkt ist, dass darauf besondere Rücksicht genommen werden muss, oder sonstige medizinisch notwendige Maßnahmen zu ergreifen sind. Ist die Schülerin oder der Schüler nicht in der Lage, sich – gegebenenfalls nach Erinnerung durch eine Begleitperson – selbst mit Medikamenten, Spritzen etc. zu versorgen, so ist die medizinische Versorgung der Schülerin bzw. des Schülers anderweitig sicherzustellen (z. B. durch die Begleitung eines Erziehungsberechtigten).
• Die für die teilnehmenden Schülerinnen und Schüler entstehenden Kosten sind von den Erziehungsberechtigten bzw. den volljährigen Schülerinnen und Schülern zu tragen und müssen sich in einem zumutbaren Rahmen halten. Es sind alle Möglichkeiten auszuschöpfen, Kindern aus finanziell schlechter gestellten Familien die Teilnahme zu ermöglichen. Die Erziehungsberechtigten sind über die Möglichkeit der Unterstützung in geeigneter Weise zu informieren; die Abwicklung der Unterstützung hat diskret – unter Beachtung der datenschutzrechtlichen Vorgaben – zu erfolgen. 

• Je Gruppe ist die Begleitung durch zwei Personen, darunter mindestens eine Lehrkraft, verbindlich vorgeschrieben. Die Lehrkraft ist gegenüber weiteren Begleitpersonen weisungsberechtigt.
• Die Auswahl geeigneter sonstiger Begleitpersonen obliegt der Schulleiterin bzw. dem Schulleiter.
• Die Anzahl der Begleitpersonen je Schülerin und Schüler sowie die (speziellen) Anforderungen an sie, richtet sich nach Alter und Reife der Schülerinnen und Schüler sowie nach Art der Schülerfahrt. 
• Bei mehrtägigen Fahrten gemischter Gruppen ist die Teilnahme von mindestens einer männlichen und einer weiblichen Begleitperson erforderlich. Bis einschließlich Jahrgangsstufe 4 ist ausnahmsweise auch der ausschließliche Einsatz von zwei weiblichen Begleitpersonen zulässig.
• Zumindest eine der Begleitpersonen hat mit Maßnahmen der Ersten Hilfe vertraut zu sein. Bei der Ausübung von Wassersport muss mindestens eine Begleitperson rettungsfähig sein (Mindestqualifikation: Rettungsschwimmabzeichen Bronze). 

Jede Begleitperson ist verpflichtet, während der gesamten Schülerfahrt ihre Aufsichts- und Fürsorgepflicht im ihr übertragenen Rahmen wahrzunehmen. Dies gilt auch gegenüber volljährigen Schülerinnen und Schülern. Der Umfang der Aufsichtspflicht richtet sich nach der geistigen und charakterlichen Reife der zu beaufsichtigenden Schülerinnen und Schüler sowie nach der Art der durchgeführten Schülerfahrt. Auf die Einhaltung der Bestimmungen der jeweiligen Schulordnung und des Jugendschutzgesetzes ist insbesondere im Hinblick auf die Vermeidung des Konsums von Nikotin, alkoholischen Getränken und sonstigen Rauschmitteln zu achten. Die Begleitpersonen haben den Schülerinnen und Schülern durch ihr Verhalten ein Vorbild zu sein.

Bei der Wahrnehmung kommerzieller Angebote ist Folgendes zu beachten: 

• Die Aufsichtspflicht bleibt bei den Begleitpersonen. Externe Dritte können allerdings zur Unterstützung der Begleitpersonen herangezogen werden. 
• Die Verkehrssicherungspflicht liegt bei der Betreiberin bzw. beim Betreiber des kommerziellen Angebots.
• Ab Jahrgangsstufe 10 kann den Schülerinnen und Schülern bei entsprechender Reife und Disziplin an einzelnen Abenden Ausgang in kleinen Gruppen gewährt werden. Hierzu ist bei noch nicht volljährigen Schülerinnen und Schülern die vorherige schriftliche Zustimmung der Erziehungsberechtigten erforderlich. Die geplanten Aktivitäten sind im Vorfeld von den Schülerinnen und Schülern mit den Begleitpersonen abzusprechen. Dabei sind insbesondere Ziel der Unternehmungen und Erreichbarkeit sowie der genaue Zeitpunkt der Rückkehr festzulegen. Schülerinnen und Schüler, die sich über die getroffenen Regelungen und Vereinbarungen hinwegsetzen, verlieren unter Umständen ihren gesetzlichen Unfallversicherungsschutz. Hierauf sind die Schülerinnen und Schüler sowie deren Erziehungsberechtigte rechtzeitig vor Antritt einer Schülerfahrt hinzuweisen.
• Bei sportlichen Unternehmungen im Rahmen von Schülerfahrten wird zusätzlich auf die Durchführungs- und Sicherheitshinweise zum Sportunterricht hingewiesen. Bei der Durchführung gefahrgeneigter Unternehmungen ist besondere Sorgfalt geboten und auf die Grundfähigkeiten und Grundfertigkeiten der Schülerinnen und Schüler Rücksicht zu nehmen. 

An- und Rückreise erfolgen grundsätzlich gemeinsam. Treff- und Endpunkt sollen möglichst in der Nähe erreichbarer und zumutbarer Verkehrsmittel an den Schülerinnen und Schülern bekannten Örtlichkeiten unweit der Schule liegen. Für Schülerinnen und Schüler der Jahrgangsstufen 1 bis 4 muss der Treff- und Endpunkt innerhalb des Schulsprengels liegen. 

Grundsätzlich ist die Beförderung von Schülerinnen und Schülern mit öffentlichen Verkehrsmitteln durchzuführen. Dies schließt die eventuell erforderliche Benutzung von privaten Beförderungsmitteln ein.

Die Benutzung privater Kraftfahrzeuge durch Begleitpersonen sowie durch Schülerinnen und Schüler im Rahmen von Schülerfahrten ist grundsätzlich nicht gestattet.

Es gelten die einschlägigen Bestimmungen. Die Dienstreisegenehmigungen (auch für Auslandsfahrten) werden durch die Schulleiter erteilt (KMS vom 29.12.1997 Nr. IV/9-07000-4/179215).

Drängen bzw. Forderung des Dienstherrn nach einer Verzichtserklärung auf Reisekosten bei Schülerfahrten und Schullandheimaufenthalten ist Verletzung der Fürsorgepflicht des Dienstherrn.

Der Bayerische Verwaltungsgerichtshof (BayVGH) hat in einem Urteil vom 02.08.2007 (Az. 14 B 04.3576) festgestellt, dass der Dienstherr mit der Praxis der Verzichtserklärungen seine Fürsorgepflicht verletzt. Das Gericht führt u. a. aus, dass der Dienstherr aufgrund seiner Fürsorgepflicht und im Vollzug der Bekanntmachungen des Kultusministeriums gehalten ist, die Lehrkräfte nicht vor die Wahl zu stellen, ob sie eine Verzichtserklärung abgeben und die Klassenfahrt stattfindet oder nicht.

Mit der Praxis der Verzichtserklärungen verletzt der Dienstherr seine Fürsorgepflicht zudem auch dadurch, dass der Lehrkraft durch die an die Verzichtserklärung gekoppelte Durchführung der Schülerfahrt die alleinige Verantwortung für die Gestaltung eines guten und abwechslungsreichen Unterrichts durch Unterrichtsprojekte im Rahmen von Schülerfahrten oder Schullandheimaufenthalten überbürdet wird. Es sei Sache des Staates, ausreichende Mittel für die Ausbildung, Erziehung und Bildung der Schüler bereitzustellen. Der Anspruch der Lehrkräfte auf Reisekostenvergütung entsteht ohne Rücksicht darauf, ob die zu seiner Erfüllung benötigten Haushaltsmittel zur Verfügung stehen.

Eine ganze Reihe von Beherbergungsbetrieben bietet bei Exkursionen ab bestimmten Klassengrößen und bei einer bestimmten Mindestaufenthaltsdauer Freiplätze bzw. vergünstigte Plätze für die Schulen an. Unter der Prämisse, dass Lehrkräfte jeden Anschein zu vermeiden haben, im Rahmen ihrer Amtsführung für persönliche Vorteile empfänglich zu sein, weist das Bayerische Staatsministerium für Unterricht im Schreiben vom 04.06.2009 zur Frage der Gewährung von Freiplätzen und Vergünstigungen darauf hin, dass die Buchung eines Aufenthalts in diesen Beherbergungsbetrieben unter folgenden Voraussetzungen „straf- und dienstrechtlich unbedenklich“ ist:

• „Die Freiplätze werden von der Einrichtung angeboten, wurden aber nicht von der Schule bzw. einzelnen Lehrkräften eingefordert,
• die Freiplätze werden im Rahmen der Klassenfahrt in Anspruch genommen, für die sie auch gewährt wurden,
• die Freiplätze kommen nicht den Lehrkräften persönlich zugute, sondern dienen dazu, die Kosten der gesamten Reise, also für alle Teilnehmer anteilig, zu senken,
• beim Angebot vergünstigter Plätze oder von Rabatten bei Fahrten und Eintritten ist entsprechend zu verfahren…“

Fallen für die Durchführung von Schülerfahrten sowie ähnlichen Veranstaltungen der Schule Kosten an, so können die von Erziehungsberechtigten zu entrichtenden Kostenbeiträge auf ein Konto der Schule eingezahlt werden. Bei diesem Konto handelt es sich um eine staatliches Konto (Eröffnung durch Schulleiter/in; Girokonto mit Namenszusatz der Schule; Verwaltung grundsätzlich durch die Schulleiterin/den Schulleiter; Kassenprüfung durch Kassenprüfausschuss; Aufbewahrungsfrist für Kontounterlagen sechs Jahre...).

Für die Teilnahme an Schülerfahrten ist die Frage der Medikamentengabe gesondert zu betrachten und zu regeln. Es ist im Einzelfall unter Einbeziehung der die Schülerfahrt begleitenden Lehrkräfte zu klären, ob und wie unter Berücksichtigung der geplanten Unternehmungen die Verabreichung der Medikamente sichergestellt werden kann.

Sofern sich eine die Schülerfahrt begleitende Lehrkraft freiwillig zur Übernahme der Maßnahme bereit erklärt, kann entsprechend verfahren werden. Soweit erforderlich, kann hier die Teilnahme jedoch auch von der Bereitschaft der Personensorgeberechtigten abhängig gemacht werden, die Veranstaltung zu begleiten und die an sich der Schule übertragenen Pflichten für den entsprechenden Zeitraum selbst zu übernehmen bzw. für die Vornahme durch Dritte (z.B. ambulanter Pflegedienst) zu sorgen.

Versicherungsschutz für Schülerinnen und Schüler

Die Schülerinnen und Schüler sind bei Schülerfahrten im Rahmen der gesetzlichen Schülerunfallversicherung gegen körperliche Schäden versichert. Dies gilt auch für Schülerfahrten ins Ausland. Bei Schülerfahrten ins Ausland sind die Erziehungsberechtigten bzw. die volljährigen Schülerinnen und Schüler darauf hinzuweisen, dass sie bei den gesetzlichen Krankenkassen eine Anspruchsbescheinigung für die Inanspruchnahme von Leistungen der deutschen gesetzlichen Krankenversicherungen im Ausland beantragen. Die Schülerinnen und Schüler, die bei einer gesetzlichen Krankenkasse krankenversichert sind, sollten diese Anspruchsbescheinigung mit sich führen.

Der Abschluss einer Gruppenhaftpflichtversicherung und gegebenenfalls einer Auslandskrankenversicherung ist zu empfehlen. Die Kosten sind von den Erziehungsberechtigten bzw. den volljährigen Schülerinnen und Schülern zu tragen.

Versicherungsschutz für Lehrkräfte

Lehrkräfte sind im Rahmen der beamtenrechtlichen Unfallfürsorge bzw. der gesetzlichen Unfallversicherung versichert, soweit sie in Ausübung ihres Dienstes oder in wesentlichem inneren Zusammenhang damit einen Unfall erleiden.

Versicherungsschutz für sonstige Begleitpersonen 

Sonstige Begleitpersonen, die mit Wissen und Wollen der Schulleitung die Schülerfahrt begleiten, sind im Rahmen der gesetzlichen Unfallversicherung versichert, soweit sie in Ausübung ihrer Tätigkeit oder in wesentlichem inneren Zusammenhang damit einen Unfall erleiden.

Für die Verteilung der Haushaltsmittel gilt seit 2011 im Bereich der Grund- und Mittelschulen folgendes Verfahren:

Maßgeblich für die Mittelverteilung vom Staatsministerium auf die Regierungen sind die Klassenzahlen an öffentlichen Grund- und Mittelschulen (bezogen auf das Haushaltsjahr 2017 zum Stichtag 01.10.2016). Dabei werden die Klassen in den Jahrgangsstufen 1 bis 4 je einfach und in den Jahrgangsstufen 5 bis 10 doppelt gewichtet.

Die Regierungen ihrerseits ermitteln nach dem o.g. Maßstab die verbindlichen Budgets für die einzelnen Schulamtsbezirke und geben diese den Staatlichen Schulämtern für das jeweilige Haushaltsjahr bekannt. 

Die Schulämter entscheiden in eigener Zuständigkeit über die Verteilung des ihnen bereitgestellten verbindlichen Budgets auf die einzelnen Schulen. Ferner kommt den Schulämtern in der Abwicklung eine koordinierende und überwachende Funktion zu.

Die Schulen dürfen zudem zweckgebundene Spenden für Lehr- und Schülerwanderungen, z.B. des Fördervereins der Schule, des Elternbeirats oder sonstiger Dritter, einsetzen, um sie für die Fahrten zu verwenden. 

Ferner sind die Regierungen ermächtigt, einen etwaigen Minderbedarf eines Schulamtes auf die Budgets anderer Schulämter umzuschichten.

Dieses Verfahren hat sich bayernweit bewährt.